Seminarski Maturski Diplomski Rad

1. POJAM ORGANIZACIJE I ORGANIZOVANJA

1.1. Definisanje organizacije i organizovanja

Prisustvo organizacije identifikovano je još u prvim periodima razvoja ljudskog društva. Iako su od tada do danas doživjele veliki napredak i pretrpile radikalne promjene, najprimitivnije organizacije imaju gotovo iste osnovne ciljeve i namjene kao i savremene organizacije.

Presudnu ulogu u razvoju čovječanstva ima nauka, odnosno brojne naučne discipline. Organizacija kao jedna od njih dala je poseban doprinos, omogućujući da se ljudske aktivnosti obave na efikasan i racionalan način. Slično poznatoj izreci da «snaga bez kontrole i neznači ništa», može se reći da rad ili posao bez organizacije ne znači ništa.

Danas, kada je ljudska civilizacija dostigla visok stepen razvoja, organizacija dobija sve veći značaj. Zadovoljavanje sve većeg broja ljudskih potreba sa ograničenim resursima, u izrazito dinamičnom okruženju otvara nove izazove za organizaciju, evolutivne promjene koje sve više zahvataju privredu i društvo zahtjevaju nova organizaciona rješenja.

Organizacija čini jedan od najstarijih i najvažnijih tvorevina čovjeka. Organizacija postoji koliko i svrsishodan ljudski rad. Gdje god dva ili više lica obavljaju neki posao postoji potreba za organizacijom.

Kao rezultat složenosti fenomena organizacije i različitih pristupa njenom proučavanju pojam organizacije još uvijek nije precizno određen.

Brojni pristupi, različita shvatanja i rad velikog broja autora imali su za rezultat brojne definicije organizacije. Prema jednoj od njih, organizacija je šema (mreža) veza i odnosa putem koje ljudi prema uputstvima menadžera ostvaruju zajedničke ciljeve.³

Organizaciju je moguće definisati kao grupu ljudi sa zajedničkim ciljem.

Organizacija nije isto što i organizovanje. Iako slična i međusobno uslovljena, ta dva pojma ne znače isto. Organizovanje je proces, tj. funkcija menadžmenta koji obuhvata veći broj aktivnosti istovremeno. Ono omogućava razvoj organizacionih resursa kako bi se donesene planske odluke ostvarile kroz seriju preduzetih akcija. To je složena upravljačka aktivnost koja obuhvata veći broj poslova. Organizovanju će kasnije biti posvećeno više pažnje, a sada ćemo se još zadržati na pojmu organizacije.

Organizacija predstavlja najefikasnije sredstvo za ostvarenje cilja. Omogućava ostvarivanje efekata sinergije.

>       birokratska tvorevina;

>       socijalni sistem;

>       radne cjeline i

>       djelatnost organizovanja.

Suština prvog shvatanja svodi se na izjednačavanje organizacije i organizma, na njeno identifikovanje sa živom prirodnom cjelinom.

Prema drugom shvatanju, organizacija čini sistem koji se bazira na brojnim precizno utvrđenim regulama i pravilima kojim uprava i diriguje birokratija sastavljena od rukovodilaca različitih profila i nivoa.

Prema trećem. Organizaciju čine ljudi i sistem odnosa među njima.

Prema četvrtom, organizacija čini jednu organsku cjelinu sposobnu za samostalno djelovanje i samostalan život.

Konačno peto shvatanje određuje organizaciju kao djelatnost organizovanja, kao svojevrstan proces i smišljenu djelatnost čovjeka.

Organizacija se posmatra kao nauka. Ona sistematski prikuplja i prezentira u vidu jednog zaokruženog sistema, zaokružene sume znanja, sve ono što je vezano i što je bitno za adekvatno struktuiranje i efikasno funkcionisanje radnih i drugih organizacija i najposlije za ponašanje ljudi u njima i regulisanje njihovih međusobnih odnosa.

Organizacioni sistem je sredstvo za bezbjedno, sigurno i kvalitetno ostvarenje ciljeva proizvodno - poslovnog i drugog sistema.

1.2. Organizovanje kao funkcija menadžmenta

I pored nejasnoće između pojmova organizacije i organizovanja, njihove razlike su očigledne. Međutim, one su, kao što je napomenuto, međusobno uslovljene i zavisne i uspješno ostvarivanje organizovanja nije moguće bez poznavanja organizacije.

Organizovanje je faza procesa menadžmenta u kojoj se definišu poslovi koje treba uraditi, vrši podjela rada, grupišu poslovi u odgovarajuće strukture i koordiniraju aktivnosti svih članova organizacije radi ostvarivanja postavljenih ciljeva.⁷

Budući da ne postoji potpuna saglasnost u pogledu definisanja i shvatanja menadžmenta, postoji više različitih shvatanja i načina definisanja ovog pojma u teoriji i praksi.

Većina autora menadžment posmatra kao proces koji se sastoji iz većeg broja faza, odnosno aktivnosti. U pogledu definisanja ovih faza postoji više mišljenja koja u osnovi imaju sličnosti.

Široko prihvaćeno je stanovište da se proces menadžmenta sastoji iz sljedeće četiri funkcije, odnosno faze ili aktivnosti:

Nakon završene aktivnosti procesa planiranja, u kome se donose odluke o misiji i ciljevima, planovima, programima, politikama i strategijama, slijedi aktivnost organizovanja. Odnosi se na heterogenu aktivnost menadžmenta i obuhvata više aktivnosti istovremeno. Smatra se da je ova aktivnost procesa menadžmenta najsloženija. Svodi se u osnovi na tražnje odgovora na pitanje kako donesene odluke pretvoriti u akcije? To je određivanje načina kako da se postavljeni ciljevi i ostvare.

U okviru organizovanja menadžeri moraju odrediti resurse, definisati poslove i konkretne zadatke, izvršiti podjelu rada, odrediti aktivnosti i ljude koji su neophodni za ostvarivanje postavljenih ciljeva. Pored toga sve aktivnosti i poslove je neophodno grupisati u odgovarajuće strukture, ljudima u okviru struktura dodijeliti konkretne zadatke, ovlaštenja i odgovornosti za uspješno izvršavanje konkretnih aktivnosti. Neposredni rezultat procesa organizovanja je organizaciona struktura.

Ova aktivnost uključuje izvršenje više zadataka, kao što su; određivanje posla, podjela rada i dizajniranje posla, kreiranje radnih i organizacionih jedinica, koordiniranje aktivnosti, uspostavljanje moći i autoriteta, delegiranje autoriteta i odgovornosti, centralizacija - decentralizacija odlučivanja i sl.

Članovima organizacije potreban je i razumljiv okvir, unutar koga mogu da rade u sadejstvu kako bi ostvarili ciljeve organizacije. Proces organizovanja traži od Menadžmenta da donosi odluke u vezi sa izradom takvog okvira kako bi se organizacija održala duži period. Organizovanje je proces koji traje neprekidno. Jednom definisana organizaciona struktura ne može da bude konačna jer se organizacija, pogotovo u današnje vrijeme, nalaze u turbulnetnom prostoru.

Samim tim, organizacija se mora neprekidno mijenjati i poboljšavati, tačnije prilagođavati uslovima u kojima se nalazi, tim što su ti uslovi podložni promjenama.

>        planiranje;

>       organizovanje;

>       vođenje i

>        kontrola.

Autor ovog stanovišta je Džejms Stoner.

Između ovih aktivnosti, koje se sastoje iz više dijelova, postoji snažna međusobna povezanost i uslovljenost, što je prikazano slikom 1.

Organizovanje

Planiranje

Vođenje

Produktivnost i efikasnost proistekle iz aktivnosti organizovanja uvijek ne zadovoljavaju menadžere, a njihovo nezadovoljstvo je osnovni pokretački motiv za uvođenje promjena.

Iako veoma složena i kompleksna aktivnost, organizovanje se može podijeliti u dvije osnovne grupe poslova:

>       dizajniranje organizacione strukture i

>        upravljanje kadrovima.

Za dizajniranje organizacione strukture potrebno je poznavati ne samo metode dizajniranja, već i metode i principe podjele posla, delegiranja autoriteta itd. Upravo o tome će biti riječi u narednim izlaganjima.

Dakle, organizovanje je aktivnost koji slijedi nakon planiranja organizacionih resursa kako bi se donesene planske odluke ostvarile kroz seriju preduzetih akcija. To je složena upravljačka aktivnost koja obuhvata veći broj poslova.

Organizovanje kao aktivnost menadžmenta je doprinijelo nastajanju nekoliko naučnih disciplina, kao što su organizaciona teorija, organizaciono ponašanje, organizacija razvoja itd.

1.3. Istorijski osvrt na razvoj organizacije

Organizacija je stara koliko i svjestan, smišljen ljudski rad. Nastala je u dalekoj prošlosti i razvijala se uporedo sa razvojem čovjeka kao društvenog bića.

Prve pisane dokaze o postojanju organizacije nalazimo u drevnom Vavilonu, kod kralja Hamurabija, u kojem se govori o propisivanju minimalne nadnice, uvođenju kontrole proizvodnje, planiranja zadataka itd.

Zapisi iz stare Kine svjedoče o izgradnji «Kineskog zida», kao i Konfučijeve parabole o upravljanju i izboru kadrova. Izvjesni podaci postoje i u Bibliji.

Grčki filozofi Sokrat, Platon, Ksenofan, Aristotel i drugi su u svojim dijelima nastojali da riješe organizacione probleme, a neke misterije o izradnji objekata u starom Egiptu ni danas nisu riješene.

Proučavanje organizacije nastavljeno je i u srednjem vijeku, dok je industrijska revolucija dovela do prave eksplozije njenog razvoja.

Naučno tehnički progres u dvadesetom vijeku doveo je do neslućenog razvoja organizacije.

Američki inženjer Frederik Tejlor uočio je potrebu uvođenja novog sistema rukovođenja zasnovanog na naučnim saznanjima. Smatrao je da naučno «upravljanje» povlači potpunu mentalnu revoluciju ljudi, kako u pogledu dužnosti tako i odnosa.

Francuz Anri Fajol i Amerikanac Henri Ford se pored Tejlora smatraju osnivačima «naučne organizacije rada». Fajol je smatrao da ključni problemi u preduzeću leže upravo u rukovodstvu i nejedinstvu uprave. Ford je ukazivao na uzroke niske produktivnosti u proizvodnji i zalagao se za uvođenje rada po sistemu «tekuće trake».

Pored ovih autora, osnivača naučne organizacije rada, poznajemo veliki broj istraživača koji su dali značajan doprinos dostignutom nivou razvoja ljudskog društva.

disertacija

1.4. Pojam, vrste i karakteristike organizacionih sistema

Pod sistemom podrazumijevamo skup (kompoziciju) elemenata (dijelova) čiji međusobni odnosi počivaju na određenim zakonima ili principima.⁹

Sve materijalne umne i moralne tekovine koje je čovjek stvorio predstavljaju organizacione sisteme. Ovi sistemi, iako predstavljaju čovjekovo djelo ne postoje izvan prirodnih sistema. Prirodni i tehnički sistemi postoje i funkcionišu kao podsistemi organizacionih sistema. Čovjek je element, podsistem organizacionih sistema. Organizacioni sistem je sredstvo za bezbjedno, sigurno i kvalitetno ostvarenje ciljeva proizvodno - poslovnog i drugog sistema.

Organizacione sisteme možemo podijeliti na:

>       moralne sisteme;

>       instrumentalne sisteme i

>       materijalne sisteme.

Moralni sistemi su oni sistemi koji su osnovani u svrhu ostvrenja nekog moralnog cilja. To su ciljevi čijim se ostvarenjem uspostavljaju izvjesni odnosi među ljudima. Rezultat funkcionisanja ovih sistema su određene moralne vrijednosti.

Instrumentalni organizacioni sistemi su oni sistemi organizacione prirode čija je namjena da posluže kao instrument bilo kojoj ljudskoj individualnoj ili društvenoj aktivnosti s izuzetkom onih instrumenata koji po svojoj stukturi predstavljaju tehničke sisteme. Oni su rezultat čovjekovog filozofskog, umjetničkog, naučnog i stručnog rada. Rezultat funkcionisanja ovih sistema ispoljava se kroz uticaj koji oni vrše na korisnike sistema.

Materijalni organizacioni sistemi su svi oni koji konstituišu i funkcionišu na potpunom ili na djelimičnom materijalnom ulazu i izlazu iz sistema. Tu su svi ekonomski sistemi. Za neke je karakteristično da imaju materijalni ulaz i izlaz (ekonomski sistemi). Za druge da imaju materijalni ulaz, a nematerijalni izlaz (npr. Društvene djelatnosti), a za treće da imaju nematerijalni ulaz, a materijalni izlaz (npr. autorski honorari).

Osnovne karakteristike sistema je njegovo kretanje i podrazumijeva sljedeće pretpostavke za ostvarenje cilja:

>       smjer kretanja sistema

>       razmjer kretanja sistema i

>       intenzitet kretanja sistema.

Smjer kretanja sistema kvalitativno trasira dinamiku sistema. Njime su izražena ona kvalitativna svojstva sistema koji se, u rezultatu njegovog djelovanja ispoljavaju kao efekti sistema.

Razmjere kretanja sistema predstavljaju širinu fronte na kojoj je sistem u dejstvu u svojoj dinamici. One su obično odraz širine strukture sistema.

Intenzitet kretanja predstavlja značajno obilježje promjena koje nastaju na tehnološkoj liniji kretanja sistema, posmatrano sa stanovištva efekata kretanja.

1.5. Entropija organizacionog sistema

Entropija organizacionog sistema je njegova težnja ka stanju najveće vjerovatnoće. Stanje najveće vjerovatnoće u organizacionim sistemima je organizacioni haos, a što podrazumijeva raspad sistema. Entropija je prirodna karakteristika svih sistema, a posebno organizacionih. Ovi posljednji su ljudskim radom nastali iz stanja haosa i dezorganizovanja. Sa smanjenjem entropije smanjuje se i stabilnost sistema i povećava njegova težnja ka dezorganizaciji.

Dijelovi organizacionog sistema imaju svoje ciljeve koji se moraju uklopiti u zajednički cilj, što nije prirodno stanje, a takvo stanje doprinosi entropiji.

Nijedna pojava smanjenja entropije ne predstavlja spontani efekat, i ne predstavlja prirodno, već organizovano ponašanje. Ovo ponašanje obezbijeđuje upravljački podsistem koristeći organizacioni potencijal, koji se izražava stepenom efikasnosti sistema u ostvarivanju njegovih ciljeva.

U cilju smanjenja entropije koriste se metode organizovanja, o kojima će biti riječi u narednim izlaganjima.

2. KREIRANJE ORGANIZACIONE STRUKTURE

2.1. Podjela rada i raščlanjivanje ukupnog zadatka

Svaka organizacija obavlja velik broj aktivnosti, koje opet sadrže na desetine i stotine pojedinačnih zadataka. Kada menadžeri identifikuju sve njih, neophodno je omogućiti efikasan rad i funkcionisanje organizacije. Taj posao se obavlja podjelom rada, omogućujući racionalan rad organizacije.

Podjela rada je stara koliko i civilizacija.¹² Podjela rada se često zasniva na specijalizaciji. Suština se sastoji u rastavljanju poslova na pojedinačne zadatke i osposobljavanju zaposlenih za uspješno obavljanje. Svaki radnik obavlja onu aktivnost za koju je najbolje obučen.

Da bi se struktuiranje organizacije moglo obaviti, neophodno je da se znaju poslovi koji se obavljaju. Zadatak organizacije predstavlja polaznu osnovu za analizu. Od njega počinje analiza, a završava se na njegovim elementarnim dijelovima. Odvija se postepeno, od pojedinih komponenti preko njihovih raščlanjivanja do utvrđivanja sve nižih i sve brojnijih pojedinačnih elemenata. Mjere koje se ne bi odnosile na

zadatak organizacije ne bi imale nikakvog smisla. Postaviti zadatak znači postaviti zadano što treba izvršiti.¹³

Prema tome, suština raščlanjivanja ukupnog zadatka svodi se na njegovu analizu i podjelu na uže, još uvijek složene zadatke, zatim podjela ovih na još uže i tako redom sve dok se ne dođe do elementarnih zadataka i poslova organizacije koji se mogu dodijeliti pojedincima na izvršenje. Raščlanjivanje ukupnog zadatka se prvo utvrđuju primarna grupa međusobno vezanih i uslovljenih poslova, koje nazivamo funkcijama, zatim sekundarne, koje nazivamo podfunkcijama, i tako redom.

Ovakve detaljne podjele se vrše za organizacije koje su u osnivanju i one organizacije u kojima je došlo do promjena.

Prvi rezultat analize zadataka jesu poslovne funkcije. One predstavljaju složene dijelove ukupnog zadatka i obuhvataju slične ili različite, ali međusobno uslovljene poslove.

U daljem postupku analize, odnosno raščlanjivanja zadataka, dolazi se do područja rada. Područje rada je skup istovjetnih ili istorodnih radnih operacija u okviru jedne poslovne funkcije. Područje rada definišu sadržaj rada pojedine poslovne funkcije. Broj struktura i vrsta poslovnih funkcija i područja rada zavisi od specifičnih zahtjeva organizacije.

Raščlanjivanjem područja rada dolazi se do elemenata poslovanja. Elementi poslovanja imaju karakter faza rada unutar područja rada.

Najužu grupu ukupng zadatka čine radni postupci unutar faza rada. Oni se mogu poistovijetiti sa konkretnim pojedinačnim radom. Oblikovanje radnih postupaka predstavlja najteži i najobimniji zadatak u koncipiranju mikroorganizacionog modela.

Važno pitanje raščlanjivanja ukupnog zadatka predstavlja granica raščlanjivanja. Ona nije vidljivo označena. Raščlanjivanje ukupnog zadatka treba da se vrši do nivoa dok se ne dođe do elementarnih dijelova posla, kao što su pokreti i zahvati. Dalje raščlanjivanje vrši se za neke druge potrebe, kao što je studija rada.

Granica raščlanjivanja pretežno zavisi od područja ili organizacionog nivoa koji se analizira. Ona zavisi od svrhe za koju se analiza vrši.

2.2. Grupisanje poslova, metode i principi

Kada se definišu pojedinačni poslovi povežu u primarne grupe poslova ili radne zadatke, tada se pristupa njihovom grupisanju. To je jedini način za obezbjeđivanje efikasne koordinacije i usmjeravanje njihovog obavljanja u skladu sa postavljenim ciljevima i planovima organizacije. Ova aktivnost je važnija ukoliko se obavlja na višem nivou organizovanja.

Grupisanje je u suštini suprotna aktivnost od raščlanjivanja ukupnog zadatka i svodi se na formiranje zadataka i radnih mjesta i formiranje i povezivanje organizacionih jedinica.

Formiranje zadataka predstavlja složen proces sinteze poslova. Obavlja se putem povezivanja poslova, što predstavlja aktivnost grupisanja odnosno segmentiranja aktivnosti u cilju njihovog što racionalnijeg i efikasnijeg obavljanja.

Radni zadaci individualnih izvršioca se međusobno vežu i svrstavaju u odgovarajuće grupe, prvo uže, ove u šire i tako redom sve do njihovog konačnog uklapanja i objedinjavanja na nivou cijele organizacije.

U uže grupe se svrstavaju istorodni poslovi, u šire grupe slični poslovi, a u najveće različiti ali međusobno uslovljeni poslovi. Potrebno je izbjeći svrstavanje poslova u grupe koji «ne idu zajedno».

Definisanjem radnih postupaka se definišu zadaci radnog mjesta i vrši detaljno podjela posla i nadležnosti između radnih mjesta. Za svako radno mjesto je potrebno definisati odnose prema drugim radnim mjestima. Na ovaj način još uvijek nisu formirana radna mjesta, a taj postupak se obavlja kroz određivanje radnog prostora i lociranje sredstava za rad. Prema tome, radno mjesto čine:

>       radni zadatak;

>       radni izvršioci;

>       sredstva za rad i

>       prostor za rad uz ispunjenje odgovarajućih uslova.

Kada su radna mjesta formirana pristupa se formiranju organizacionih jedinica i njihovo međusobno povezivanje. Ovaj postupak se obavlja tako što se radna mjesta grupišu, tačnije svrstavaju u šire ili uže grupe i na taj način formiraju segmenti organizacije, koji preuzimaju obavljanje skupih zadataka - poslova organizacije.

Formiranje i međusobno povezivanje organizacionih jedinica predstavlja nužnu radnju u svim organizacijama, sa izuzetkom onih koje imaju mali obim radnih aktivnosti.

Kada se poslovi organizacije povećaju, javalja se potreba za daljom segmentacijom, a taj proces se naziva departmanizacijom.

Grupisanje poslova vrši se po nekoliko metoda, a u većini organizacija je rijetko u primjeni samo jedan metod.

2.3. Koordinacija, delegiranje autoriteta i raspon kontrole

Koordinacija predstavlja jednu od najvažnijih aktivnosti menadžera u okviru funkcije organizovanja. Zbog njenog značaja se, ponekad, cjelokupan proces organizovanja izjednačava sa koordinacijom. Bez koordinacije se mogu javiti mnogi konflikti u organizaciji.

Koordinacija može biti horizontalna i vertikalna.

Vertikalna koordinacija povezuje vrh organizacije sa ostalim nivoima organizacije. Ona odražava hijerarhiju organizacije i postiže se formalizacijom, rasponom kontrole, centralizacijom i decentralizacijom i linijskim položajem osoblja.

Horizontalna koordinacija se odnosi na koordiniranje aktivnosti organizacionih dijelova na istom hijerarhijskom nivou. Posebno je značajna za adekvatno komuniciranje.